Consejos
Descubre cómo mejorar la gestión de inventarios en tu restaurante y reducir las mermas. Aprende a planificar, organizar y analizar los resultados para maximizar la eficiencia en tu negocio.
Ingrid Cesáreo
7 Septiembre del 2023
La gestión de inventarios es uno de los aspectos más críticos en cualquier negocio de restauración, ya sea un bar, un restaurante o una cafetería. Un control deficiente de los productos almacenados puede llevar a pérdidas económicas, desabastecimiento de materias primas y, lo que es peor, a una mala experiencia para el cliente.
En un escenario de inflación, como el que estamos viviendo, los restaurantes deben prestar atención a la gestión de inventarios para evitar que los costos de los alimentos los impacten de manera significativa. Un análisis regular de los inventarios, combinado con un monitoreo constante de los precios de los proveedores, puede ayudar a los restaurantes a anticiparse a las fluctuaciones de precios y mantener una rentabilidad saludable.
Por eso, es fundamental establecer un sistema de control de inventarios que permita conocer en todo momento la cantidad y el estado de los productos, así como su fecha de caducidad y sus movimientos.
En este post, vamos a analizar las mejores prácticas para gestionar el inventario de un negocio de restauración, y te daremos algunos consejos prácticos para optimizar tu sistema de control de inventarios y mejorar la eficiencia y rentabilidad de tu negocio.
Hacer un correcto inventario en un negocio de restauración puede tener muchos beneficios.
En resumen, hacer un inventario preciso y regularmente puede ayudarte a tomar decisiones informadas, mejorar la eficiencia y reducir costos en tu negocio de restauración.
Una vez que hayamos comprendido la importancia de llevar un control preciso de nuestro inventario, debemos conocer la forma de hacerlo. A continuación, se presentan 6 claves para llevar a cabo un inventario efectivo:
La planificación en la gestión de inventarios es esencial para un negocio de restauración, ya que permite anticipar y evitar situaciones de falta o exceso de stock, y así garantizar la disponibilidad de productos en el momento adecuado. Una buena planificación debe tener en cuenta la demanda del negocio, las fechas de entrega de los proveedores, la rotación de productos, el espacio de almacenamiento, entre otros factores.
Algunas de las mejores prácticas para la planificación en la gestión de inventarios en bares, restaurantes y cafeterías incluyen:
Establecer objetivos: Es importante tener objetivos concretos en cuanto a la cantidad de inventario que se desea tener disponible, y para ello se deben tomar en cuenta factores como la demanda del negocio, las épocas de alta y baja temporada, y el historial de ventas de productos.
Realizar un seguimiento de los niveles de inventario: Es fundamental monitorear regularmente los niveles de inventario, y para ello se puede utilizar un software de gestión de inventarios o una hoja de cálculo. Esto permite identificar tendencias y prevenir situaciones de escasez o exceso de stock.
Establecer un proceso de compras: Es relevante establecer un proceso de compras bien definido, que incluya la selección de proveedores confiables, la negociación de precios y plazos de entrega, y la determinación de la cantidad de productos a adquirir en cada pedido.
Utilizar técnicas de pronóstico de la demanda: La implementación de técnicas de pronóstico de la demanda permite anticipar las necesidades de stock en función de la demanda del negocio, y así evitar situaciones de escasez o exceso de inventario.
Ajustar el inventario a las necesidades del negocio: Es fundamental ajustar el inventario a las necesidades reales del negocio, y para ello se deben revisar periódicamente los productos que se venden más o menos, los que tienen mayor o menor margen de ganancia, entre otros factores. Esto permite tomar decisiones informadas sobre el inventario y maximizar la rentabilidad del negocio.
La organización es crucial para llevar a cabo un inventario exitoso. Se debe tener en cuenta el almacenamiento de los productos y el etiquetado de los mismos para su fácil identificación.
También es importante tener en cuenta el espacio disponible para almacenar los productos y la capacidad de los estantes y refrigeradores para evitar acumular inventarios excesivos.
Una buena organización permite a los encargados de la gestión de inventarios identificar rápidamente los productos que necesitan ser reordenados y evitar confusiones en el almacenamiento de los mismos.
Además, ayuda a reducir el tiempo de búsqueda de los productos, lo que facilita el proceso de registro de inventarios y ahorra tiempo en la gestión diaria.
Algunas de las prácticas recomendadas para la organización del inventario incluyen:
En definitiva, una buena organización del inventario es fundamental para una gestión efectiva de los recursos de un bar o restaurante y debe ser un proceso continuo para asegurar que se mantenga en orden y actualizado.
En el contexto de la gestión de inventarios en bares y restaurantes, la precisión se refiere a la exactitud de los datos que se registran. Es fundamental que los datos se registren correctamente para poder tomar decisiones informadas y precisas en cuanto a compras, suministros y costos.
Para lograr una gestión precisa de inventarios, es importante establecer un sistema de seguimiento y registro riguroso que cubra todas las áreas del negocio. Esto incluye la creación de procedimientos para la recepción de pedidos, la entrada de datos en el sistema de inventario, el seguimiento de las transferencias de inventario entre diferentes ubicaciones y la toma regular de inventario físico.
Es fundamental que el personal que maneja el inventario esté capacitado para registrar y manejar los datos correctamente y de manera consistente. La formación en el uso del sistema de inventario y en la aplicación de los procedimientos establecidos es crucial para lograr una precisión óptima en el manejo del inventario.
La precisión también puede mejorarse mediante el empleo de tecnología avanzada, como lectores de códigos de barras y software de seguimiento de inventario. Herramientas como haddock pueden ayudarnos a minimizar los errores humanos y a optimizar la eficiencia de los procesos de registro, ya que basta con hacer una fotografía al albarán de compra para digitalizarlo.
En resumen, la precisión en la gestión de inventarios es clave para el éxito a largo plazo de cualquier negocio de restauración. Una gestión precisa permite tomar decisiones informadas y basadas en datos, lo que a su vez permite controlar los costos, optimizar la oferta de productos y mejorar la satisfacción del cliente.
Es recomendable contar con un software de gestión de inventarios para optimizar el proceso de control y facilitar la toma de decisiones.
Por ejemplo, con una herramienta como haddock, podrás construir de forma dinámica los escandallos de tu plato para conocer tu coste por plato en tiempo real. Lo único que tienes que hacer es fotografiar los albaranes de compra.
haddock digitalizará toda esa información y te permitirá agruparla para conocer el coste de cada plato.
Uno de los mayores desafíos para cualquier negocio de restauración es mantener los costos bajos sin comprometer la calidad de los productos. La reducción de mermas es un factor clave en este sentido, ya que permite minimizar los residuos y las pérdidas, lo que a su vez reduce los costos.
Para reducir las mermas, es importante llevar un registro detallado de los productos que se compran y se usan, así como de los productos que se desperdician o se desechan. Con esta información, se pueden identificar los patrones de desperdicio y se pueden tomar medidas para reducirlo.
Una de las medidas más eficaces para reducir las mermas es establecer políticas de control de porciones. Esto implica determinar la cantidad exacta de cada ingrediente que se necesita para preparar cada plato y capacitar al personal para que siga estas pautas de manera rigurosa. Si quieres ampliar información sobre este tema puedes obtener una completa guía, con un caso práctico y gratis, sobre la gestión de mermas en negocios de restauración.
Al llevar un registro detallado de los productos y establecer políticas y herramientas para controlar las porciones, se pueden minimizar los residuos y las pérdidas, lo que a su vez reduce los costos y mejora la rentabilidad del negocio.
Después de haber realizado el conteo y registro de los productos en inventario, es importante analizar los datos para poder tomar decisiones efectivas en la gestión de inventarios y en la operación del negocio en general.
El análisis de resultados implica examinar los datos de inventario para identificar tendencias, patrones y oportunidades de mejora. Algunas de las métricas más comunes que se utilizan para el análisis de inventarios incluyen:
Costo de ventas: El costo de ventas es la cantidad de dinero que se ha gastado en los productos vendidos durante un período determinado. Esta métrica se calcula dividiendo el costo de los productos vendidos por el total de ventas.
Rotación de inventario: La rotación de inventario mide la frecuencia con la que se venden los productos. Esta métrica se calcula dividiendo el costo de los productos vendidos por el valor del inventario.
Tiempo de reorden: El tiempo de reorden es el período de tiempo entre la realización de un pedido y la recepción del mismo. Analizar el tiempo de reorden puede ayudar a identificar cuellos de botella y mejorar la eficiencia en la gestión de inventarios.
Nivel de servicio: El nivel de servicio se refiere a la capacidad del negocio para satisfacer la demanda de los clientes. Analizar el nivel de servicio puede ayudar a identificar patrones de demanda y a mejorar la gestión de inventarios para asegurar que los productos estén disponibles cuando los clientes los necesiten.
Al implementar estos elementos clave en el control de inventarios en un bar, restaurante o cafetería, se pueden obtener numerosos beneficios, como una reducción de costos, una mayor eficiencia en el proceso de gestión de inventarios y una mejor planificación de las compras.
Es importante dedicar tiempo y esfuerzo para desarrollar un sistema de gestión de inventarios eficiente, que permita tomar decisiones informadas y mantener el negocio rentable y sostenible a largo plazo.
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